Anagrafica, scadenze, manutenzioni a km, guasti e avvisi in dashboard.

Gestione Mezzi e Flotta è il modulo di Logistia che raccoglie in un'unica scheda tutto ciò che riguarda ogni veicolo: anagrafica, autista assegnato, chilometri attuali, scadenze, manutenzioni, rifornimenti e guasti segnalati dagli autisti. È pensato per le piccole aziende di trasporto e i corrieri che oggi tengono revisioni, assicurazioni, bolli e tagliandi su agende, fogli Excel o promemoria sul telefono, con il rischio di accorgersi di una scadenza quando è già passata. Il modulo importa la flotta da Excel riconoscendo le colonne, aggiorna i km dai rifornimenti, dalle manutenzioni e dall'app autista, e porta nella dashboard dell'ufficio gli avvisi su scadenze, soglie di manutenzione e guasti aperti. Lo stesso scadenzario gestisce anche patenti, CQC e visite mediche degli operatori, così mezzi e persone si controllano dallo stesso punto, senza installare nulla a bordo.

Il problema: scadenze e tagliandi gestiti a memoria

In molte aziende di trasporto con cinque, dieci o venti mezzi la gestione della flotta vive fuori dal gestionale: la data della revisione è su un'agenda, la polizza in una cartella, il chilometraggio dell'ultimo tagliando sul libretto in officina. Finché i mezzi sono pochi funziona, ma appena un autista cambia veicolo o qualcuno è in ferie le informazioni si perdono.

Le conseguenze sono concrete:

• un mezzo fermo per un documento scaduto, con le consegne del giorno da riassegnare in fretta;
• tagliandi saltati perché nessuno sapeva a quanti km era arrivato il furgone;
• guasti segnalati a voce dall'autista e dimenticati fino al fermo successivo;
• costi di carburante e riparazioni sparsi tra scontrini e fatture, senza un totale per mezzo.

Lo stesso vale per gli operatori: patenti, CQC e visite mediche hanno scadenze che, se ignorate, bloccano la persona e non solo il mezzo. Il modulo Gestione Mezzi nasce per portare tutti questi dati in un'unica scheda per veicolo e in un unico scadenzario, con avvisi che compaiono da soli prima che sia troppo tardi.

Come funziona: scheda mezzo, scadenzario e soglie a km

Il punto di partenza è l'anagrafica: per ogni veicolo registri targa, marca, modello, anno, alimentazione, telaio, km attuali, stato e autista assegnato. Se la flotta è già in un file Excel o CSV non serve ricopiarla: carichi il file, l'assistente riconosce le colonne qualunque sia l'intestazione, ti mostra un'anteprima e crea i mezzi, collegando autisti e scadenze; i mezzi già presenti vengono aggiornati per targa.

Scadenzario

Per ogni mezzo inserisci le scadenze di revisione, assicurazione, bollo e tachigrafo. Nello scadenzario imposti un preavviso in giorni: tutto ciò che scade entro quel periodo compare nella sezione "Prossime scadenze" e in dashboard, in rosso se già scaduto.

Manutenzione a chilometraggio

Per ogni mezzo imposti l'intervallo tra due tagliandi e il preavviso in km (se li lasci vuoti valgono 15.000 e 1.000 km). Il conteggio parte dall'ultimo tagliando registrato con i km: quando mancano meno km del preavviso l'avviso compare in dashboard in giallo, a intervallo superato in rosso, con il link diretto alla scheda del mezzo. Le gomme hanno due soglie proprie, "da controllare" e "da cambiare", contate dai km della sostituzione registrata per ciascuna posizione. I km attuali si aggiornano dai rifornimenti, dai tagliandi registrati e dal tracking dell'app autista.

Rifornimenti e manutenzioni restano nello storico del veicolo con data, km e importo: il consumo medio viene calcolato in automatico e tagliandi, gomme e riparazioni sono consultabili in ordine cronologico.

Cosa vede l'ufficio, cosa fa l'autista

L'ufficio apre Logistia e trova nella prima schermata gli avvisi della flotta: scadenze in arrivo, tagliandi e gomme da fare in base ai km e guasti ancora aperti. Da ogni avviso si arriva alla scheda del mezzo con lo storico completo, le scadenze, i rifornimenti e l'ultima posizione conosciuta. Le tabelle dello scadenzario mostrano mezzi e operatori separatamente, così chi gestisce il personale controlla patenti, CQC e visite mediche senza passare dalle schede dei veicoli.

L'autista lavora dall'app sullo smartphone o sul tablet e contribuisce ai dati della flotta senza passare dall'ufficio:

• registra il rifornimento con litri, importo e km, e il consumo viene calcolato;
• segnala un guasto indicando tipo, urgenza, descrizione e posizione;
• con il tracking attivo, invia la posizione e i km giornalieri del mezzo che sta guidando.

Le segnalazioni di guasto restano aperte, in dashboard e nella scheda del mezzo, finché l'ufficio non le chiude: nessuna richiesta di intervento si perde tra una telefonata e l'altra. Tutti i dati sono separati per azienda: mezzi, scadenze e manutenzioni sono visibili solo agli utenti della tua organizzazione.

Integrazione con ordini, planning, costi e report

La flotta non è un archivio a parte: i mezzi registrati qui sono gli stessi che l'ufficio assegna agli ordini di trasporto e che il planning usa per costruire i giri degli autisti. Se un veicolo è fermo per un guasto o ha una scadenza superata, chi pianifica lo vede e può spostare le consegne su un altro mezzo prima della partenza.

I collegamenti principali:

• Ordini e planning: il mezzo assegnato all'ordine e all'autista è quello dell'anagrafica flotta, con targa e stato.
• App autista e tracking: posizione, km giornalieri, rifornimenti e guasti arrivano dall'app e aggiornano la scheda del veicolo.
• Costi e margini: i rifornimenti e le manutenzioni con importo e km alimentano il costo reale per mezzo, che il modulo Costi e margini confronta con i ricavi dei trasporti.
• Analytics e report: km percorsi e costi operativi per veicolo entrano nei report di performance dei mezzi.
• Centro operativo: l'ultima posizione e lo stato di tracking del mezzo compaiono nella vista live della flotta.

In questo modo un dato inserito una volta, ad esempio i km al rifornimento, serve allo scadenzario, al calcolo dei costi e ai report senza doverlo ricopiare.

Per chi è e come si parte

Il modulo è adatto a padroncini con pochi furgoni, corrieri locali e aziende di trasporto con flotte fino a qualche decina di mezzi, dove non esiste un responsabile flotta a tempo pieno e le scadenze ricadono sull'ufficio traffico o sull'amministrazione. È utile anche a chi ha già un'officina di fiducia ma non tiene traccia di quando e a quanti km è stato fatto l'ultimo intervento.

Cosa serve per iniziare

1. L'elenco dei mezzi, anche in un Excel con le colonne che usi oggi: targa, marca, modello, autista, scadenze e km bastano per l'import.
2. Le date di revisione, assicurazione, bollo e tachigrafo, e le scadenze di patenti, CQC e visite mediche degli operatori.
3. L'intervallo tagliando in km di ciascun veicolo, per esempio quello del piano del costruttore, e i km dell'ultimo tagliando fatto.

Con un file già pronto l'import richiede pochi minuti: controlli l'anteprima, confermi e i mezzi sono in anagrafica con le loro scadenze. Da quel momento i km si aggiornano con i rifornimenti e con l'app autista, e gli avvisi in dashboard iniziano a comparire in base al preavviso che hai scelto. Non serve installare nulla sui mezzi: la posizione e i km arrivano dallo smartphone dell'autista.