Quanto costa davvero un viaggio con il furgone: la formula del costo chilometrico

Il prezzo lo conosci, il costo quasi mai

Chi guida un'azienda di trasporto con pochi furgoni conosce a memoria le tariffe dei propri clienti. Molto più raramente conosce il costo reale di ogni viaggio: quanto incide l'autista, quanto il gasolio, quanto quel mezzo che ogni giorno costa anche quando è fermo in piazzale. Il risultato è che le decisioni commerciali si prendono a sensazione: "quella tratta rende", "quel cliente paga poco ma è comodo". Senza un costo per viaggio calcolato con criterio, queste sensazioni non si possono verificare.

La buona notizia è che il modello di costo di un trasporto con furgone non è complicato. Bastano sei voci, qualche parametro da stimare una volta all'anno e una formula che si può applicare a qualsiasi ordine. In questo articolo la costruiamo passo per passo e la applichiamo a un esempio numerico dichiaratamente illustrativo: i valori servono a capire il meccanismo, non a descrivere il mercato. Ogni azienda deve inserire i propri.

Le sei voci del costo di un viaggio

1. Il costo orario dell'autista

È la voce più sottovalutata, perché lo stipendio si paga a fine mese e non a fine viaggio. Il modo corretto per portarla sul singolo trasporto è ricavare un costo orario aziendale: si prende il costo annuo complessivo dell'autista per l'azienda (retribuzione lorda, contributi, TFR, eventuali indennità e straordinari medi) e lo si divide per le ore effettivamente lavorate in un anno, al netto di ferie, permessi, malattia media e formazione.

Formula: costo orario = costo azienda annuo ÷ ore lavorate annue. Il costo orario va poi moltiplicato per tutto il tempo che il viaggio impegna: guida, attese, carico e scarico. Un'ora ferma in banchina costa esattamente quanto un'ora in autostrada.

2. Il carburante

È la voce più visibile e la più semplice da calcolare: litri consumati × prezzo al litro, dove i litri sono i chilometri percorsi moltiplicati per il consumo del mezzo. Il consumo va espresso per singolo veicolo, perché un furgone a pieno carico in città consuma molto più dello stesso modello sul cuscinetto autostradale, e il prezzo al litro va aggiornato con regolarità, non lasciato a quello di sei mesi fa.

3. Manutenzione e gomme

Tagliandi, freni, frizione, pneumatici: costi che arrivano a scaglioni ma che dipendono dai chilometri. Il modo pratico di trattarli è ricavare un costo al chilometro dallo storico del mezzo: si somma quanto speso in manutenzione e pneumatici negli ultimi dodici o ventiquattro mesi e lo si divide per i chilometri percorsi nello stesso periodo. Chi registra rifornimenti e interventi per ogni veicolo ha già il dato pronto.

4. La quota fissa del mezzo

Assicurazione, bollo, ammortamento (o canone di leasing o noleggio), revisione, telepass, eventuale ricovero: sono costi che il furgone genera anche da fermo. Vanno ripartiti sui giorni in cui il mezzo lavora davvero e poi, all'interno della giornata, in proporzione alle ore impegnate dal viaggio.

Formula: quota fissa del viaggio = (costi fissi annui ÷ giorni lavorati) × (ore del viaggio ÷ ore della giornata operativa). Un mezzo che lavora 220 giorni all'anno costa per giornata più di uno che ne lavora 250: è uno dei motivi per cui i furgoni sottoutilizzati pesano sul margine.

5. Pedaggi e rientro a vuoto

I pedaggi si possono calcolare tratta per tratta oppure, per semplicità, con un valore medio in euro al chilometro sulle percorrenze autostradali. Il rientro a vuoto è invece il punto in cui molti conti sbagliano: se dopo la consegna il furgone torna in sede senza carico, quei chilometri e quelle ore vanno imputati al viaggio che li ha generati, per intero o per la quota che ci si aspetta di non riuscire a coprire con un carico di ritorno.

6. I costi generali di struttura

Ufficio, telefono, software, commercialista, assicurazioni aziendali, il tempo del titolare che organizza i giri: sono costi che nessun singolo viaggio genera ma che tutti i viaggi insieme devono coprire. La pratica più semplice è calcolare una percentuale di costi generali (costi di struttura annui ÷ costi operativi annui) e aggiungerla al costo diretto di ogni viaggio.

La formula completa

Mettendo insieme le voci, il costo di un viaggio è:

Costo viaggio = (ore × costo orario autista) + (km × consumo × prezzo gasolio) + (km × €/km manutenzione e gomme) + quota fissa mezzo + pedaggi, il tutto aumentato della percentuale di costi generali. Le ore e i chilometri includono il rientro a vuoto per la quota che si decide di imputare.

Dividendo il totale per i chilometri percorsi si ottiene il costo chilometrico del viaggio. È un indicatore utile, ma va letto con attenzione: il costo al chilometro di un viaggio breve con lunghe soste è molto più alto di quello di un viaggio lungo, proprio perché una parte rilevante del costo dipende dal tempo e non dalla distanza.

Esempio illustrativo: furgone 3,5 t, 120 km percorsi

I numeri che seguono sono un esempio costruito a scopo didattico, non una statistica di settore. Ipotizziamo un furgone da 3,5 tonnellate che effettua una consegna a 60 km dalla sede e rientra a vuoto: 120 km percorsi in totale. Parametri ipotizzati: costo azienda annuo dell'autista 34.000 € per 1.700 ore lavorate (20 €/ora); velocità media 50 km/h; carico e scarico 1 ora complessiva; consumo 11 litri/100 km; gasolio 1,75 €/litro; manutenzione e gomme 0,08 €/km; costi fissi del mezzo 8.700 €/anno (assicurazione 2.400 €, bollo 300 €, ammortamento 6.000 €) su 220 giorni lavorati e giornate operative di 8 ore; pedaggi medi 0,08 €/km; costi generali 12%.

Nell'esempio il costo chilometrico è di circa 1,19 €/km sui 120 km percorsi, ma di circa 2,37 €/km sui 60 km che il cliente percepisce come "la tratta". Se la tariffa concordata fosse di 1,50 €/km sui 60 km di andata, cioè 90 €, il viaggio sarebbe in perdita di oltre 50 € nonostante un prezzo al chilometro che, letto da solo, sembra ragionevole.

Cosa insegna l'esempio

• L'autista è quasi la metà del costo. Nell'esempio pesa per il 48% del costo diretto: ogni ora di attesa in banchina vale più di un pieno di gasolio.
• Il rientro a vuoto raddoppia i chilometri, non il prezzo. Chi lo dimentica sottostima il costo del viaggio di una quota enorme.
• I costi fissi non spariscono. Oltre 16 € del viaggio sono assicurazione, bollo e ammortamento: costi che il mezzo genererebbe anche restando in sede.
• Il carburante è visibile ma non dominante. Un rincaro del 10% del gasolio sposta il costo del viaggio di poco più di 2 €; un'ora di attesa in più lo sposta di oltre 20 €.

Come rendere il calcolo un'abitudine

La formula ha valore solo se viene applicata a ogni ordine, non a un campione di viaggi una volta l'anno. Per questo conviene configurare i parametri una volta (costo orario, consumi e costi fissi per mezzo, pedaggi, tempi standard di carico e scarico, percentuale di costi generali) e lasciare che il calcolo avvenga in automatico a partire dal percorso di ogni trasporto. È esattamente ciò che fa un TMS con un modulo di costi e margini: la struttura resta quella descritta qui, ma il conto lo fa il sistema, viaggio per viaggio, e lo confronta con il prezzo del cliente prima che il furgone parta.

Il passo successivo, una volta noto il costo, è decidere a quanto vendere il viaggio per ottenere il margine desiderato: un tema che affrontiamo in un articolo dedicato al prezzo di vendita e al margine obiettivo.