Preventivo automatico nell'ordine di trasporto: dal percorso al prezzo in pochi secondi

Dal calcolo a mano al calcolo nell'ordine

Conoscere la formula del costo di un viaggio e la regola del margine obiettivo è necessario ma non sufficiente. Il problema di chi gestisce dieci furgoni non è capire come si calcola un costo: è non avere il tempo di calcolarlo per i trenta ordini che arrivano ogni giorno. Un preventivo fatto bene richiede il percorso, i tempi, i consumi del mezzo, i pedaggi, la quota di rientro; a mano si fa per il cliente nuovo importante, non per la routine. E la routine è dove si perde il margine.

Un TMS con un modulo di costi e margini sposta il calcolo dentro l'ordine di trasporto: i parametri si impostano una volta, il percorso viene calcolato automaticamente e il prezzo consigliato compare mentre si sta ancora compilando l'ordine. In questo articolo vediamo come funziona il flusso, dal percorso al prezzo, fino al consuntivo e al cruscotto.

Passo 1: i parametri, impostati una volta

Tutto parte da una configurazione iniziale che richiede qualche ora, non giorni. A livello azienda si impostano il prezzo del gasolio, il costo orario dell'autista (o, per ogni autista, il costo aziendale annuo e le ore lavorate), i pedaggi medi in euro al chilometro, i tempi standard di carico e scarico per tappa, la quota di rientro a vuoto da imputare ai viaggi, la percentuale di costi generali e il margine obiettivo.

Per ogni mezzo si inseriscono il consumo in litri per 100 km, il costo di manutenzione e gomme al chilometro e i costi fissi annui (assicurazione, bollo, ammortamento o leasing, altre voci) con i giorni lavorati. Questi dati vivono nella scheda del veicolo, accanto ai rifornimenti e alle manutenzioni già registrate, e si aggiornano quando cambia qualcosa: un nuovo contratto di assicurazione, un mezzo sostituito, un rinnovo contrattuale degli autisti.

Il prezzo del gasolio senza inseguirlo

Il parametro che cambia più spesso è il prezzo del carburante. Aggiornarlo a mano ogni settimana è un'attività che nessuno fa con costanza. Il Ministero delle Imprese e del Made in Italy pubblica come open data i prezzi dei carburanti comunicati dai gestori, e da questi si ricava un prezzo medio giornaliero del gasolio: il modulo può usarlo come riferimento aggiornato, così il costo carburante di ogni preventivo segue il mercato senza interventi manuali. Chi preferisce il prezzo reale pagato alla propria pompa convenzionata può comunque impostarlo a mano.

Passo 2: il percorso, calcolato dall'ordine

Quando si inserisce un ordine di trasporto con partenza, eventuali tappe intermedie e arrivo, il sistema calcola il percorso stradale con chilometri e tempo di guida. A questo aggiunge i tempi di carico e scarico per ogni tappa e, se configurata, la quota di rientro a vuoto. Il risultato è un viaggio espresso in chilometri e ore, le due grandezze da cui dipende tutto il resto.

Il calcolo avviene prima ancora di assegnare il mezzo: si usa il mezzo indicato nell'ordine oppure, se manca, parametri medi di flotta. Appena si assegna un veicolo specifico, il costo viene ricalcolato con i suoi consumi e i suoi costi fissi.

Passo 3: il costo, voce per voce

Con chilometri, ore e parametri disponibili, il costo del viaggio si compone da solo: autista (ore × costo orario), carburante (km × consumo × prezzo), manutenzione e gomme (km × €/km), quota fissa del mezzo (costo giornaliero × ore del viaggio ÷ ore della giornata), pedaggi, costi generali in percentuale. Ogni voce resta visibile separatamente nella scheda dell'ordine: si vede subito se un viaggio costa per il tempo o per la distanza, informazione decisiva per decidere come prezzarlo.

Passo 4: il prezzo consigliato e il confronto con il tariffario

Accanto al costo compare il prezzo di vendita consigliato, calcolato con la formula corretta del margine (costo diviso per uno meno il margine obiettivo). Un cursore permette di variare il margine e vedere il prezzo aggiornarsi: utile in trattativa, quando si vuole capire fino a dove si può scendere restando in utile.

Se il cliente ha un tariffario, il sistema mette il prezzo di listino accanto al costo e segnala se è sotto il margine obiettivo oppure in perdita. L'avviso non blocca nulla: la tariffa concordata resta quella applicata. Ma chi accetta l'ordine lo fa sapendo cosa sta accettando, e a fine mese l'elenco degli ordini sotto margine è la lista delle tariffe da rinegoziare.

Passo 5: il consuntivo con i numeri veri

Il preventivo usa il percorso stimato e i consumi impostati. A consegna fatta, il modulo ricalcola il costo con i chilometri reali del viaggio e con il consumo reale del mezzo, ricavato dai rifornimenti registrati nella gestione mezzi. Il confronto tra preventivo e consuntivo è un controllo di qualità sui parametri: se i consuntivi risultano sistematicamente più alti, il consumo impostato è ottimistico o i tempi di sosta standard sono troppo bassi, e si correggono.

Questo passaggio è quello che distingue un preventivatore da un vero strumento di controllo. Il preventivo serve a vendere bene; il consuntivo serve a sapere se si è venduto bene davvero.

Passo 6: il cruscotto per decidere

Ordine per ordine, i dati si accumulano in un cruscotto che riporta ricavi, costi e margine, in euro e in percentuale, con ricavo e costo al chilometro, il conteggio degli ordini sotto margine e in perdita e l'andamento per settimana. Tre tabelle riassumono il margine per cliente, per mezzo e per autista, insieme all'elenco degli ordini con il margine più basso.

Ognuna delle tre viste risponde a una domanda diversa. Per cliente: chi paga il servizio e chi lo paga meno di quanto costa. Per mezzo: quale furgone ha un costo al chilometro fuori linea, magari per consumi o manutenzioni anomale. Per autista: dove i tempi di sosta o le percorrenze si discostano dallo standard, un dato da leggere con prudenza e da usare per organizzare meglio i giri, non per fare classifiche.

Cosa cambia nelle decisioni settimanali

Il beneficio più concreto non è il singolo preventivo, ma la routine settimanale che diventa possibile quando ogni ordine ha un costo e un margine.

• Accettare o rifiutare un trasporto con il prezzo consigliato sotto gli occhi, invece di sperare che "più o meno ci si sta".
• Rinegoziare le tariffe partendo dall'elenco degli ordini sotto margine, con la scomposizione del costo da mostrare al cliente.
• Riorganizzare i giri quando il cruscotto mostra che le tratte corte con lunghe soste stanno erodendo il margine di un mezzo.
• Aggiornare i parametri con un ricalcolo massivo quando cambia il gasolio o un contratto, senza toccare gli ordini uno a uno.
• Preparare i rinnovi contrattuali con il margine per cliente degli ultimi mesi, invece che con l'ultima impressione.

Come funziona in Logistia

Il flusso descritto è quello del modulo Costi e margini di Logistia, opzionale e attivabile dall'area Abbonamento. Usa gli ordini di trasporto, i mezzi, gli autisti e i tariffari già presenti nel gestionale: non c'è nulla da inserire due volte. I parametri si impostano nelle impostazioni aziendali e nella scheda di ogni mezzo, il preventivo compare nella scheda dell'ordine con il cursore del margine e il confronto con il tariffario, il consuntivo si genera a consegna fatta e il cruscotto riporta margine per cliente, mezzo e autista con il ricalcolo massivo quando cambiano i parametri.

Non serve una struttura di controllo di gestione per usarlo: serve una configurazione iniziale fatta con cura e l'abitudine di guardare, ogni settimana, la lista degli ordini sotto margine. Il resto lo fa il calcolo, un ordine alla volta.